Universitas Narotama
misalnya. Universitas Narotama (UNNAR) memanfaatkan TIK dalam pelaksaan
kegiatannya. Bukan hanya itu, UNNAR bahkan menjadikan nilai TIK sebagai visi
dan misinya yang terpangpang jelas di website resmi Universitas Narotama. Penerapan pemanfaatan TIK dapat kita lihat pada
website resmi UNNAR yaitu www.narotama.ac.id
Universitas Narotama juga
memanfaatkan TIK untuk mendekatkan dengan mahasiswanya. Hal ini terlihat dari Simnaro yang memuat data dan info
yang diperlukan mahasiswanya secara personal. Juga data, pengumuman dan
informasi dari setiap fakultas yang memudahkan masing-masing mahasiswa dari
fakultasnya mengakses informasi dan pengumuman seputar fakultas dan prodinya. Salah
satunya Fenaro , portal informasi
dan pengumuman di fakultas ekonomi
Dalam kehidupan sehari-hari,
termasuk di bidang ekonomi manajemen, TIK memiliki banyak manfaat hingga
pemanfaatannya tersebut diaplikasikan dalam hal-hal berikut ini :
Pemanfaatan
TIK dalam Manajemen Bisnis & Manajemen Perusahaan
Bidang Bisnis
Dalam dunia
bisnis yang sangat erat kaitannya dengan transaksi jual-beli, pemanfaatan
Teknologi Informasi dapat dimanfaatkan pula untuk sarana perdagangan secara
elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce.
E-Commerce adalah penyebaran, pembelian, penjualan, dan jasa elektronik lainnya .E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.
E-dagang atau E-Commerce merupakan bagian dari E-Business, dimana cakupan E-Business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll.
Bidang
Perusahaan
Penerapan Teknologi Informasi telah banyak digunakan oleh para usahawan.
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa
perlu menerapkan Teknologi Informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan
Teknologi Informasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya
penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi
perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan.
Teknologi Informasi dan Komunikasi
Bagi Dunia Bisnis
Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Ini merupakan sumber yang penting, tetapi dulu perusahaan memiliki pengaruh yang kecil. Perusahaan-perusahaan memiliki pilihan yang terbatas atas layanan yang diperoleh dari penyediaan layanan yang dikelola secara monopoli. Hari ini, para pengguna korporat meletakkan bersama keseluruhan jejaring di bawah kontrol mereka, memotong-pintas jejaring publik sebagian atau seenuhnya. Deregulation dan teknologi digital baru telah mengizinkan perusahaan untuk secara sadar merancang dan mengoperasikan jejaring telekomunikasi internal dan privat untuk meningkatkan posisi kompetitif mereka. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif.
Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur.
Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.
Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Upaya
Peningkatan Kualitas Manajemen SDM
Dewasa ini semakin tinggi
tuntutan-tuntutan masyarakat akan tata kelola pemerintahan yang baik. Antara
lain berupa tuntutan untuk meningkatkan pelayanan publik, seperti pelayanan
perpajakan, bea dan cukai, perbendaharaan, kekayaan negara dan sebagainya.
Semakin tinggi pula tuntutan pelayanan yang prima terhadap internal customer,
yaitu para SDM dan manajemen SDM Departemen Keuangan.
Pada suatu sisi yang lain
ternyata pemanfaatan TIK dalam mendukung belum optimal untuk mendukung Sistem
Informasi Manajemen (SIM) SDM walaupun dari sisi jumlah pegawai dan
kompleksitas organisasi sudah sangat membutuhkan bantuan implementasi TIK. Saat
ini Departemen Keuangan memiliki pegawai cukup besar sejumlah 63.000 orang dan
memiliki organisasi birokrasi yang cukup kompleks yang dikategorikan sebagai
holding type company karena memiliki 12 unit eselon I yang core business-nya
berbeda dan ribuan unit vertikal yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Kekurang-optimalan SIM SDM dapat
ditengarai dengan ketidakakuratan data pegawai. Pada level Eselon 1 (D-one),
dan (D-two) pusat dan daerah, informasi mengenai current status pegawai
seringkali tidak akurat sehingga secara agregat apabila data SIMPEG dikumpulkan
ke level Departemen Keuangan (Biro SDM) banyak sekali terjadi kekuranglengkapan
maupun kekurangakuratan data. Hal ini dapat mengakibatkan pengambilan keputusan
yang salah misalnya seperti orang yang sudah meninggal dipromosikan, atau orang
sudah pensiun diikutsertakan dalam diklat.
Dampak yang paling terasa adalah
kekurangakuratan informasi SDM akan sangat menghambat proses pengambilan
keputusan manajemen SDM yang baik. Urat nadi keputusan-keputusan strategis dan
operasional dalam perencanaan SDM, rekrutmen, staffing/penempatan, mutasi
jabatan, kepangkatan, pengembangan SDM, pendidikan dan pelatihan, remunerasi/benefit,
disiplin, dan pensiun bergantung kepada aliran informasi yang akurat.
Untuk memperoleh informasi SDM
yang cepat dan akurat diperlukan sebuah sistem informasi manajemen (SIM) yang
handal. Seberapa handal sistem informasi yang dimiliki tergantung pada kualitas
sub sistem input, pemrosesan, dan penyajian data dan informasi. Untuk membangun
system yang handal tidak hanya cukup dengan memperhatikan faktor teknologi,
namun juga factor struktur organisasi, business process manajemen SDM itu
sendiri, faktor manusia dan budaya kerjanya, dan tentu factor biaya.
Sub-sistem input menangani
bagaimana data kepegawaian dapat dikumpulkan dan diorganisasikan. Sub sistem
input data kepegawaian harus mampu untuk memastikan setiap unit kerja di Depkeu
dari kantor pusat sampai daerah terpencil mempunyai akses ke dalam system baik
online maupun off-line untuk mengalirkan data terbaru pegawainya ke database
SIMPEG Departemen Keuangan.
Sub-sistem pemrosesan menangani
bagaimana data kepegawaian dapat diproses untuk dianalisis. Di dalam proses ini
akan muncul beberapa issue yang critical apakah data akan diproses secara
terdistribusi atau terpusat, proses online atau offline , atau bahkan secara
real-time. Issue di atas perlu untuk dikelola secara tepat agar diperoleh kinerja
yang baik dari sistem informasi manajemen SDM Depkeu.
Sub-sistem ini menangani
bagaimana data dapat disajikan sebagai informasi yang mendukung proses
pengambilan keputusan. Para pengguna (user) dari informasi SDM terbentang
secara luas dan dalam dari unit kerja yang membutuhkan data nominatif Kenaikan
Gaji Berkala misalnya sampai dengan Pimpinan Departemen yang membutuhkan
informasi proyeksi jumlah dan kompetensi SDM untuk semua lini Depkeu. Feedback
dari para pengguna data dan informasi amat penting untuk membuat system
berkembang secara sehat dan terus-menerus agar perbaikan-perbaikan dapat
digunakan untuk menyempurnakan sistem.
Critical objective dari disain
SIM untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif adalah bagaimana system
dapat mengintegrasikan kemampuan computer dan manusia. Apabila terlalu banyak
faktor komputernya maka sistem akan mengarah pada sebuah sistem yang
mekanistis, tidak fleksibel, dan pengambilan keputusan yang tidak komprehensif.
Sebaliknya apabila desain system dukungan manajemennya terlalu banyak unsur
manusianya maka system akan menjadi terlalu lambat dalam merespons, menggunakan
data secara terbatas, dan keterbatasan kemampuan untuk menganalisis data secara
luas.
Wajah cantik dari perkambangan
teknologi informasi adalah kemampuannya untuk mengorganisasi data yang massif
dalam sebuah database system secara mudah yang memungkinkan para pengambil
keputusan untuk menggali berbagai macam informasi secara dalam dan luas. Data
transaksi mutasi kepegawaian sangatlah besar scopenya, dari mulai data
penyaringan, seleksi, CPNS/PNS, jabatan, pangkat, diklat, gaji dan remunerasi,
penugasan, penghargaan, disiplin, pemensiunan, bahkan keluarga, yang terjadi
kapan saja.
Seperti diketahui data SDM
bersifat sangat sensitif karena kesalahan record pada satu pegawai dapat
menyebabkan rusaknya integritas sistem. Sebagai misal dalam proses Baperjakat
diseleksi beberapa kandidat yang bersaing untuk sebuah jabatan. Apabila data
terkini pangkat seorang pejabat tidak ada bisa jadi akan mengakibatkan
pengangkatan pejabat yang salah walaupun dari segi soft competency calon
pejabat yang tidak dipilih tersebut lebih cocok dalam jabatan tersebut.
Secara ideal system harus mampu
memmenuhi berbagai kebutuhan informasi yang dibutuhkan para Pembina kepegawaian
secara akurat dan tepat waktu. Kualitas informasi yang prima tentu akan
memudahkan para Pembina kepegawaian untuk membuat penilaian yang mendalam atas
berbagai alternatif pengambilan keputusan kepegawaian. Sekretariat Jenderal
Depkeu tentu amat terbantu dalam penyusunan budgeting Anggaran Belanja Pegawai
Depkeu apabila terdapat data yang akurat mengenai statistik Depkeu.
Pertanyaan-pertanyaan ‘what-if’
apabila suatu kebijakan kenaikan gaji diimplementasikan dapat dianalisis secara
tepat. Pada gilirannya bantuan SIM SDM tadi dapat meningkatkan ketepatan
pengambilan keputusan Pimpinan yang pada gilirannya akan meningkatkan kinerja
organisasi secara keseluruhan.
Pada akhirnya tidak ada suatu
system informasi manajemen yang superior yang secara alami mampu hidup dan
tumbuh sendiri. Even sebuah sistem yang cerdas, SIM SDM sebagai sistem rekayasa
manusia perlu dirancang, dikembangkan, dan dipelihara secara konsisten dan
terus menerus. Mitos bahwa ‘pembelian hardware’ = ‘pembangunan IT’ perlu untuk
diluruskan agar tidak terjadi simplifikasi atas sebuagh pembangunan system.
Penelitian atas data panel yang
luas dari Prof. C.K. Prahalad dari Massachusetts Institute of Technology
menyatakan bahwa kebanyakan kegagalan IT initiative adalah karena terlalu
memfokuskan diri pada akuisisi hardware dan software dan tidak secara
proporsional memperhatikan factor SDMnya.
Sekian pembahasan mengenai pemanfaatan TIK di
bidang manajemen. Semoga bermanfaat.
Daftar
Pustaka
